Ei siitä niin kauaa ole, kun puhelin oli piuhalla seinässä kiinni ja aparaatti koko perheen yhteinen. Tuolloin opetettiin jälkikasvu vastaamaan puhelimeen selkeästi ja reippaasti, omalla nimellä - siinähän oli hyvät tavat ja perheen brändi kyseessä. Tärkeäksi esittäytyminen koettiin senkin takia, ettei etukäteen voinut tietää kuka soittaa ja tietysti - kuka vastaa. Nimellä vastaamisen merkitys pieneni, kun puhelimista tuli henkilökohtaisia kapistuksia ja kännykkä antoi näytölle auliisti soittajan tiedot.
Hyvän ensivaikutelman luomisesta on puhuttu maailman sivu, mutta keskusteluissa ja kirjoituksissa seitsemän ensimmäisen sekunnin merkitys mielletään usein henkilökohtaiseen tapaamiseen. Ensivaikutelman muodostuminen ja työhaastattelu alkaa kuitenkin jo hakijan vastatessa puhelimeen.
En ole delegoinut haastatteluaikojen sopimista taitavalle assistentillemme, sillä haluan saada hakijasta kokemusta erilaisissa tilanteissa. Arvioidessani hakijan soveltuvuutta tehtävään, puhelinkohtaaminen on yksi valintaan vaikuttava vaihe. Käytössääntöjä arvostavalla on etulyöntiasema ja ovi työhaastatteluun avoinna. Rekrytointikonsultin työ ei suinkaan ole ainoa tehtävä, jossa sujuvalla supliikilla ja lämpöisellä lähestymisellä on paikkansa.
Soittaessani työnhakijalle alkaa ensivaikutelman muodostuminen siis ensi henkäyksestä telefooniin. Huohotusta, huokaisuja, epämääräisiä hörähdyksiä vai intoa, iloa ja hymyä (sekin välittyy linjoja pitkin). Tässä vaiheessa on helppoa luoda energinen ja innostunut ensivaikutelma ja erottua murahtelijoista. Vastaus reippaalla ja kuuluvalla äänellä rakentaa hyvän pohjan tulevalle henkilökohtaiselle tapaamiselle.
Puhelinkeskustelun aikana saatan tehdä myös päätöksen, etten kutsukaan hakijaa haastatteluun, sillä häh, täh, hmmm, ni ja haloo ei anna kuulijalle kuvaa täpäkästä työntekijästä tai halutusta hakijasta. Hyvin pienellä keinolla siis puhelimeen vastaaja saa etumatkaa muihin hakijoihin. Parhaimmista puheluista tallentuu hyvä muistijälki ja erinomainen ensivaikutelma.
Puhelintapakulttuuri Suomessa on amerikkalaistunut, on sallittua vastata oman nimen sijasta halloota. Jos soittaja on tuttu, voi mobiilissa tervehtiä ”Moi Pekka!” soittajan mukaan, mutta tunnistamattomaan numeroon on varminta vastata omalla nimellä. Puhelinkäyttäytymisen käytösetiketissä ensimmäiselle sijalle on kirjattu: ”esittele itsesi ja tervehdi soittajaa aina puhelun alussa”. Ohjeissa kannustetaan kertomaan itse asiassa aina oma nimensä, vaikka se näkyisikin näytöllä. Kohteliasta kuitenkin - ja siitä on hyvä jatkaa asian kuin asian tiimoilta! Hyvistä aloituksista muodostuu hyvä pohja yhteistyölle.
Vinkki työnhakijalle! Tallenna työpaikkailmoituksessa olleen yhteyshenkilön puhelinnumero puhelimen muistiin. Nimen tilalle laita jotain sellaista mikä muistuttaa sinua heti haetusta työpaikasta. Näin voit täpäkkänä soiton tullen vastata haastattelijalle, miksi olet tehtävästä kiinnostunut ja miksi sinut tulisi valita! Empimisille ei jää sijaa; olet vakuuttava!
Artikkeli on julkaistu myös Metro-lehdessä ja Baronan Näkökulmia - asiantuntijamme kirjoittavat -palstalla 16.6.2014
